TC DEN OTTER – CLUBREGLEMENT
Artikel 1: Toegang tot de club
TC Den Otter is een privéclub die haar activiteiten ontplooit in de vorm van een V.Z.W. De V.Z.W. telt effectieve leden en toegetreden leden. Het clubreglement geldt zowel voor de effectieve leden als voor de toegetreden leden. Wanneer hieronder in dit reglement over “leden” of “de leden” wordt gesproken, worden zowel de toegetreden leden als de effectieve leden bedoeld.
De Club is enkel toegankelijk voor de leden van VZW TC Den Otter.
Uitzonderingen hierop zijn de volgende:
- Tijdens een door de club ingerichte competitieve activiteit (zonder beperking: interclub, tornooi, beker Claus, Kids Tour) zijn spelers van andere clubs en toeschouwers eveneens toegelaten welkom op de club.
- Gastspelers uitgenodigd door spelende leden van TC Den Otter zijn evenzo toegelaten op de club, in zoverre de bepalingen van artikel 6 worden nageleefd. (Zie artikel 6: Gastspelers)
- Familie of vrienden van leden van TC Den Otter na aanvraag per email via bestuur@tc-denotter.be en bijhorende goedkeuring per kerende email.
Artikel 2: Lidmaatschap bestaande leden TC Den Otter
2.1 Alle leden van TC Den Otter verklaren kennis te hebben genomen van het clubreglement en verbinden zich er toe dit na te leven.
2.2 Spelend lidmaatschap
Reeds aangesloten spelende leden kunnen hun lidmaatschap jaarlijks verlengen door zich via de site van Tennis Vlaanderen opnieuw in te schrijven voor 15 januari. Het voor dat seizoen betreffende lidgeld wordt gelijktijdig met de inschrijving via de Mollie betaalapp betaald. Het bedrag van de lidgelden wordt per email aan de leden kenbaar gemaakt en kan eveneens op de website www.tc-denotter.be geraadpleegd worden.
Het bestuur kan de lidgelden, zonder hiervoor verantwoording af te leggen, jaarlijks aanpassen.
Spelende leden kunnen opteren voor een individueel clubabonnement of een familie clubabonnement. Om onder de vorm van familie clubabonnement in te schrijven dienen de leden op het moment van inschrijving deel uit te maken van hetzelfde gezin en officieel op hetzelfde adres woonachtig te zijn.
Reeds aangesloten spelende leden die hun inschrijving en de bijhorende betaling niet volbracht hebben voor 15 januari van het betreffende jaar van lidmaatschap hebben geen garantie op lidmaatschap. Een bestaand reeds aangesloten spelend lid dat zijn of haar lidmaatschap toch wenst te hernieuwen na 15 januari van het betreffende jaar dient hiervoor eerst de goedkeuring van het lidmaatschap aan te vragen per email via bestuur@tc-denotter.be.
Spelende leden die zich hebben ingeschreven met een individueel clubabonnement en zich voor aanvang van het seizoen (dit is uiterlijk op 30 April) blesseren waardoor zij gedurende het volledige seizoen niet kunnen spelen, zullen aanzien worden als steunend lid voor het betreffende jaar. Zij betalen voor het betreffende jaar dan het lidgeld als steunend lid, aangevuld met de bijdrage die de club dient te betalen aan Tennis Vlaanderen. (Voor het jaar 2022 bedraagt dit 35 EUR als steunend lid en 16.38 EUR bijdrage Tennis Vlaanderen, aldus een totaal van 51.38 EUR voor 2022) Het verschil in lidgeld als spelend individueel lid en de som van het lidgeld als steunend lid en de bijdrage aan Tennis Vlaanderen wordt, mits vertoon van een medisch attest met betrekking tot en duurtijd van de blessure en revalidatie, als korting gegeven op het lidmaatschap van het daaropvolgende jaar. Onder geen beding kan dit verschil teruggevorderd worden van de club indien het lid in het daaropvolgende jaar geen lid meer wenst te worden.
Alle leden kunnen zich opnieuw inschrijven voor het eerstvolgende speeljaar, tenzij het betreffende lid in het voorgaande jaar werd uitgesloten van VZW TC Den Otter volgens artikel 9 van het clubreglement.
2.3 Steunend lidmaatschap
Reeds aangesloten steunende leden kunnen hun lidmaatschap jaarlijks verlengen door een email te sturen naar bestuur@tc-denotter.be en het voor dat seizoen betreffende lidgeld over te maken op de rekening van TC Den Otter voor het einde van de maand februari. Het bedrag van de lidgelden wordt per email aan de leden kenbaar gemaakt en kan eveneens op de website www.tc-denotter.be geraadpleegd worden.
Artikel 3: Lidmaatschap nieuw spelend of steunend lid TC Den Otter
3.1 Eénieder kan zich kandidaat spelend of steunend lid stellen van TC Den Otter. Zulke kandidaat leden verklaren kennis te hebben genomen van het clubreglement en verbinden zich er toe dit na te leven.
3.2 Kandidaat leden sturen hun kandidatuur per email aan bestuur@tc-denotter.be met vermelding van naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, e-mailadres waarvan de club gebruik mag maken en de keuze van spelend of steunend lidmaatschap. In het geval het lid reeds aangesloten is op een andere club dient de naam van de club doorgegeven te worden.
3.3 Elk kandidaat lid zal zijn of haar kandidatuur ondersteunen met het peter en meterschap van reeds aangesloten leden. Verder engageert elk kandidaat lid zich om minstens 1X in het seizoen de baruitbating op zich te nemen. Elk lid wordt hiervoor ingedeeld in een baruitbating ploeg en zal door de kapitein van de ploeg gecontacteerd worden voor de invulling.
3.4 Om voldoende speelgelegenheid te garanderen aan de aangesloten leden bepaalt het bestuur van VZW TC Den Otter, zonder hierover verantwoording af te moeten leggen en met gewone meerderheid, hoeveel en welke kandidaturen aanvaard worden als spelend of steunend lid.
3.5 Het bestuur zal de kandidaat leden in de loop van de maand januari op de hoogte brengen indien de kandidatuur aanvaard is. Het kandidaat lid zal vervolgens het lidmaatschap en de betaling kunnen volbrengen via de app of site van Tennis Vlaanderen. Nieuwe leden worden tevens uitgenodigd op de nieuwe leden vergadering voor aanvang van het seizoen, waar de werking en eigenheid van de club wordt toegelicht.
3.6 Nieuwe leden waarvan de kandidatuur werd goedgekeurd en die in clubverband voor TC Den Otter wensen uit te komen in competitieverband dienen zelf hun transfer aan te vragen bij Tennis Vlaanderen voor 15 januari van het betreffende jaar. Het aanvragen van een transfer naar TC Den Otter bij Tennis Vlaanderen geeft geen recht op lidmaatschap.
Artikel 4: Gebruik terreinen door leden
4.1 Het gebruik van de terreinen van TC Den Otter is, na reservatie (zie artikel 5: vrije terreinreservatie) , voorbehouden aan de spelende leden die hun lidgeld betaald hebben.
4.2 De terreinen zijn per definitie opengesteld voor de spelende leden in de maanden april tot en met september. De exacte opening van het tennisseizoen wordt door het bestuur bepaald in functie van de bespeelbaarheid van de terreinen en per email en op de website kenbaar gemaakt aan de leden.
4.3 Het bestuur behoudt zich steeds het recht voor de terreinen te sluiten ingeval de staat van de terreinen geen tennis toelaat. ( weersomstandigheden, overmacht, andere )
4.4 De speeltijd is vastgesteld op 1 uur. Op het einde van elk uur moet het terrein geveegd of gekeerd worden en ter beschikking zijn van de volgende spelers.
4.5 De tennisterreinen mogen enkel met aan de ondergrond aangepast tennisschoeisel betreden worden.
4.6 Drank en andere verpakkingen of afval dienen door de spelers op het einde van het uur in de daartoe bestemde vuilnisbakken gedeponeerd te worden.
4.7 Het bestuur kan terreinen reserveren waardoor deze niet beschikbaar zijn voor spelende leden. In volgorde van prioriteit hebben volgende activiteiten voorrang op vrije reservaties:
- Interclubwedstrijden en wedstrijden Beker Claus
- Open tornooi
- Tennislessen georganiseerd door de club in samenwerking met C’MON Tennis Academy
- Clubkampioenschappen (enkel, dubbel)
- Ontmoetingen met andere tennisclubs
- Clubavonden of andere activiteiten georganiseerd door de club
Met uitzondering van het open tornooi streeft het bestuur er steeds naar, zonder garantie, om telkens minstens 1 terrein ter beschikking te houden van de spelende leden voor vrije reservaties.
Artikel 5: Vrije terreinreservatie
5.1 De spelende leden kunnen een terrein reserveren via de site of app van Tennis Vlaanderen. Je kan één reservatie maken voor een piekuur (maandag tot en met vrijdag van 18.00 tot 23.00) en één reservatie maken voor een daluur. Zodra je reservatie voor piekuur of daluur gespeeld is kan je een nieuwe reservatie maken.
5.2 Om voldoende speelgelegenheid te garanderen voor alle leden mag je enkel reserveren onder je persoonlijke naam. Het is niet toegelaten om te reserveren op naam van een ander lid en dan kort voor aanvang van het spel uur deze reservatie te wijzigen in je eigen naam.
Bij vaststelling van inbreuken krijgt het betreffende lid eerst een waarschuwing. Bij herhaling wordt het lid geschorst voor de periode van 1 maand. Een daaropvolgende inbreuk leidt tot uitsluiting van de club. (Zie Artikel 9) We rekenen op jullie solidariteitszin.
5.3 Wanneer de terreinen drukbezet zijn, dient er bij voorkeur en in overleg dubbel gespeeld te worden.
Artikel 6: Gastspelers
6.1 Alle gastspelers van TC Den Otter verklaren kennis te hebben genomen van het clubreglement en dit na te leven. Je kan een gastspeler uitnodigen via de app of site van Tennis Vlaanderen en daar gelijktijdig de betaling van 10 EUR per gastspeler voldoen. Bij een dubbelspel met 3 gastspelers dient in totaal 30 EUR online betaald te worden.
6.2 Elke gastspeler dient aangesloten te zijn bij Tennis Vlaanderen.
6.3 Elk spelend lid mag maximaal driemaal per seizoen een gastspeler of -speelster uitnodigen om telkens 1 uur te spelen op TC Den Otter.
6.4 De uitgenodigde speler of speelster is niet verzekerd door TC Den Otter en bijgevolg kan TC Den Otter niet aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen of kwetsuren. Het uitnodigende lid dient de gastspeler of gastspeelster hiervan op de hoogte te brengen.
6.5 Een niet-lid kan maximum 3 maal uitgenodigd worden in hetzelfde seizoen.
Artikel 7: Chalet
7.1 De chalet is een deel van de privéclub TC Den Otter en bijgevolg enkel toegankelijk voor leden, behoudens de uitzonderingen vermeld in Artikel 1.
7.2 Het bestuur is vrij om de openingsuren van de chalet te bepalen.
7.3 Het is leden niet toegestaan achter de toog of in de keuken te komen. Uitzonderingen hierop zijn de leden die op dat moment de baruitbating verzorgen, leden die op dat ogenblik deel uitmaken van de kookploeg en bestuursleden.
7.4 De baruitbating wordt gedaan door clubleden. Alle leden worden verplicht om minstens 1x per seizoen de baruitbating op zich te nemen.
7.5 Elk lid dient na verbruik de lege glazen en kopjes terug aan de bar te bezorgen.
7.6 Debetcard:
- Betalingen in de chalet door leden gebeuren aan de hand van de TC Den Otter Debetcard. Niet leden kunnen betalen via Bancontact.
- Elk lid krijgt door de club kostenloos een debetcard van TC Den Otter ter beschikking gesteld.
- Het opladen van de debetcard kan in schijven van 20 (twintig) EURO via self banking of de Starnet app of in schijven van 5 (vijf) EURO via de Bancontact terminal op de club. Cash betalingen zijn niet mogelijk.
- Leden kunnen bestellen zolang de debetcard een positief saldo heeft. Indien het saldo ontoereikend is, dient het lid het saldo op zijn of haar debetcard terug op te waarderen alvorens te kunnen bestellen.
- Bij verlies van deze kaart dient het lid de club hiervan op de hoogte te brengen per email via bestuur@tc-denotter.be. De club zal de kaart op dat moment blokkeren en het lid per kerende email op de hoogte brengen van het resterende saldo op de betreffende debetcard. Een nieuwe kaart met het resterende saldo op het moment van blokkering wordt aan het lid ter beschikking gesteld tegen vergoeding van 5 (vijf) EURO. Indien het lid geen nieuwe kaart wenst te bestellen zal het saldo op een door het lid aangegeven rekening worden overgemaakt.
- Voor ploegen die in competitieverband aantreden kan de ploegverantwoordelijke voor een TEAM-debetcard verkrijgen bij de baruitbaters.
Artikel 8: Tennislessen
8.1 TC Den Otter besteedt de tennislessen en kampen exclusief uit aan VZW C’MON Tennis Academy. Leden die tennisles nemen (in groep of individueel) of een tenniskamp volgen voltrekken deze transactie met C’MON Tennis Academy waarbij TC Den Otter geen betrokken partij is en bijgevolg ook niet aansprakelijk gesteld kan worden bij eventuele geschillen.
8.2 Het aantal voor les beschikbare terreinen wordt door het bestuur bepaald zonder dat het bestuur hiervoor verantwoording dient af te leggen.
8.3 Men kan enkel tennisles volgen bij C’MON Tennis Academy en deze laten plaatsvinden op TC Den Otter in geval men spelend lid is op TC Den Otter.
8.4 Het is leden niet toegestaan om les te nemen op TC Den Otter van een tennisleraar die niet verbonden is aan C’MON Tennis Academy.
Artikel 9: Niet naleven clubreglement – uitsluiting van toegetreden leden
Spelende of steunende leden die één of meerdere bepalingen van dit reglement niet naleven of meer in het algemeen, die zich niet gedragen als een normaal zorgvuldig persoon/lid, kunnen door één van de bestuursleden van VZW TC Den Otter de toegang tot de clubinfrastructuur geweigerd worden of ontzet worden uit de clubinfrastructuur. Indien er geen bestuurslid van VZW TC Den Otter aanwezig is, kunnen de bestuurders van VZW TC Den Otter deze bevoegdheid overdragen aan een lid van het dagelijks bestuur.
Bovendien kan het bestuur één of meerdere maatregelen opleggen die het nodig acht wanneer een lid het clubreglement schendt of zich niet gedraagt zoals verwacht kan worden van een normaal, zorgvuldig lid van een sportvereniging, tot eventuele uitsluiting van de club toe of tot weigering van het lidmaatschap voor het volgend jaar. De beslissing tot uitsluiting of weigering dient bij unanimiteit door het bestuur genomen.
Artikel 10: Overige
In alle gevallen die niet in dit reglement voorzien zijn, bepalen en beslissen de bestuurders van VZW TC Den Otter waarbij zij steeds het algemeen belang van de club in acht moeten nemen.
TC DEN OTTER VZW BTW BE0412.097.471 TEL: +32 (0)3 383 31 22 Liersebaan 39 Ond. Nr: 0412.097.471 www.tc-denotter.be 2980 Zoersel Fintro: BE71 1431 0121 6369 bestuur@tc-denotter.be